Das Wort "Leckage" wird nie verwendet, um etwas Gutes zu beschreiben. Für jedes Unternehmen ist das Problem der Einnahmeverluste doppelt unangenehm, da es sich sowohl auf den Umsatz als auch auf den Gewinn auswirkt. Es wird geschätzt, dass Pharmaunternehmen etwa 15 Milliarden Dollar pro Jahr Es gibt viele Quellen für diese Verluste, und zwei der größten sind Rückbuchungen und Rabatte. Ein Großteil der Einnahmeverluste ist jedoch völlig vermeidbar.
Eine kurze Auffrischung
Rückbuchungen sind Zahlungen vom Verkäufer an den Käufer. Aufgrund der sehr dynamischen Natur der Gesundheitsbranche und insbesondere der Arzneimittelpreise sind Rückvergütungen allgegenwärtig. Bei diesen Zahlungen handelt es sich im Grunde um Preisnachlässe auf Produkte, die nach Abschluss des Verkaufs ausgezahlt werden. Rabatte sind ähnlich - sie sind Zahlungen an den Käufer nach dem Verkauf -, werden aber im Allgemeinen als Leistungsanreize angeboten. Erreicht ein Händler beispielsweise eine bestimmte Umsatzhöhe, erhält er vom Hersteller einen bestimmten Prozentsatz dieser Verkäufe zurück.
In beiden Fällen - Rückvergütungen und Rabatte - ist ein gewisser Verwaltungsaufwand erforderlich, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Händler bieten nicht jedem Kunden dieselben Rabatte oder Rückvergütungen an: Sie werden vorher ausgehandelt, und manchmal verhandeln diese Kunden direkt mit dem Hersteller, um einen endgültigen Preis zu erzielen.
In der Zwischenzeit werden die Rückbuchungen auch vom Hersteller auf die Händler ausgedehnt, unabhängig von dem, was den Kunden weiter unten in der Lieferkette angeboten wird. Da gibt es viel zu beachten, vor allem, wenn Sie der Zwischenhändler sind. Und während Rabattprogramme in der Regel einen standardisierten Ansatz verfolgen - das Geld wird zu einem einheitlichen Satz an alle Teilnehmer zurückgezahlt -, müssen die Faktoren, die den Kunden ihren Rabatt einbringen, überwacht und dokumentiert werden.
Leben ohne Software
Die manuelle Verwaltung all dieser Daten kann extrem mühsam sein. Excel-Tabellen werden oft als behelfsmäßige Datenbanken verwendet, in denen die Verkäufe nach Produkten und Umsätzen erfasst werden. Berechnungen, wie viel Geld in Form von Rückbuchungen und Rabatten geschuldet wird, beruhen auf handschriftlich eingegebenen Formeln, die sich auf Tausende von Zellen in Spalten und Zeilen beziehen.
Bei Rabatten müssen die Daten in der Kalkulationstabelle mit den Bedingungen des Programms oder Vertrags abgeglichen werden. Diese Methode ist fehleranfällig, aber immer noch besser als das, was viele Händler tun, die nichts davon verfolgen und sich nur darauf verlassen, was der Kunde ihnen meldet.
Diese Szenarien haben offensichtliche Schwächen, und es braucht nicht viel Phantasie, um zu erkennen, wie sie zu Umsatzeinbußen führen können. Im Falle von Rabatten, die als Anreize wirken, kann der Händler einen doppelten Schaden erleiden, wenn er seine Kaufentscheidungen auf der Grundlage der erwarteten Rabatte trifft. Vielleicht haben sie ein Budget für den Kauf von 1.000 Kisten Widgets, aber ein Rabattprogramm bedeutet, dass sie ihre Gesamtkosten senken und ihren Gewinn steigern können, wenn sie 1.500 Kisten verkaufen - also kaufen sie aufgrund dieser Erwartung mehr. Die Verfolgung der Verkäufe wird hier noch schwieriger, da sich die Anschaffungskosten nicht ändern. Werden die Verkäufe nicht genau nachverfolgt und die Rabatte nicht geltend gemacht, bedeutet dies, dass ein Händler im Vorfeld mehr Geld ausgegeben hat, um nach dem Verkauf Einnahmen zu verlieren.
All dies läuft auf eine digitale Version einer papierbasierten Aufzeichnungsmethode hinaus, bei der die Daten, die Sie verfolgen, nicht in Ihre betriebliche Infrastruktur integriert sind. Die in Excel erstellten Berechnungen werden nicht in das EDI-Dokument exportiert, das Sie zur Beantragung von Rückvergütungen und Rabatten einreichen müssen. Vielleicht kann ein Revenue Management System den Prozess automatisieren, aber ist es auch mit Ihrer ERP-Software integriert? Ist es auf die speziellen Anforderungen der Pharmaindustrie (sowohl betrieblich als auch regulatorisch) abgestimmt? Wenn Sie nicht bereits eine solche Plattform einsetzen, lohnt es sich dann, die Kosten für einen so einzigartigen Zweck zu tragen?
Nehmen Sie Ihre Rückbuchungen zurück
Eine Supply-Chain-Management-Lösung wie Iptor enthält die erforderlichen Tools für die Prüfung, Berichterstattung und - was am wichtigsten ist - für die Einziehung von Rückvergütungs- und Rabattansprüchen. Dank umfangreicher Konfigurationsoptionen können Sie die Vertragsbedingungen innerhalb des Systems festlegen und den Validierungsprozess automatisieren. Wenn alles im Voraus konfiguriert ist, kann die Software Rabatte und Rückvergütungen zum Zeitpunkt der Erstellung eines Kundenauftrags berechnen und sie können jederzeit gemeldet werden. Mit einer organisierten Ansicht aller Daten, die für die Einreichung von Ansprüchen erforderlich sind, erleichtert die Supply-Chain-Management-Lösung von Iptor die Einreichung über das Standard-EDI-Formular 844 der Pharmaindustrie und ist in der Lage, das eingehende Formular 849 zu empfangen, das die Anpassungen bestätigt oder die Verhandlungen weiterführt.
Die ineffiziente Verwaltung von Rückbuchungen und Rabatten macht einen großen Teil der 15 Milliarden Dollar aus, die der Pharmaindustrie jedes Jahr verloren gehen. Es ist ein branchenweites Problem: Es geht nicht nur um die entgangenen Einnahmen. Es geht auch um verschwendete Zeit und Ressourcen für die manuelle Verwaltung und um unnötige Ausgaben, wenn auf der Suche nach diesen Rabatten und Rückvergütungen falsche Kaufentscheidungen getroffen werden. Die gute Nachricht ist, dass dieses Problem durchaus vermeidbar ist, und die Lösung ist so einfach wie die Wahl der richtigen Software.
