Gestion des rétrocessions et des remises pour les distributeurs de produits pharmaceutiques

Le mot "fuite" n'est jamais utilisé pour décrire quelque chose de bien. Pour toute entreprise, le problème de la fuite de revenus est doublement désagréable, à la fois pour ce qu'il signifie pour le chiffre d'affaires et pour le résultat net. On estime que les entreprises pharmaceutiques perdent environ 15 milliards de dollars par an Les sources de ces fuites sont nombreuses, et deux des plus importantes sont les rétrocessions et les remises. Cependant, une grande partie des pertes de revenus est tout à fait évitable.


Un rappel rapide

Les rétrocessions sont des paiements effectués par le vendeur à l'acheteur. La nature très dynamique du secteur des soins de santé, et plus particulièrement des prix des produits pharmaceutiques, fait que les rétrocessions sont omniprésentes. Ces paiements sont en fait des remises sur les produits, versées après la vente. Les remises sont similaires - il s'agit de paiements effectués à l'acheteur après la vente - mais elles sont généralement proposées sous forme d'incitations à la performance. Si un distributeur atteint un certain niveau de chiffre d'affaires, par exemple, il reçoit un certain pourcentage de ces ventes de la part du fabricant.

Dans les deux cas - rétrocessions et remises - un certain niveau d'effort administratif est nécessaire pour garantir l'exactitude des données. Les distributeurs n'offrent pas les mêmes remises ou rétrocessions à tous les clients : elles sont négociées au préalable et, parfois, ces clients traitent directement avec le fabricant pour parvenir à la tarification finale.

Parallèlement, les rétrocessions sont également étendues du fabricant aux distributeurs, indépendamment de ce qui est proposé à leurs clients en aval de la chaîne d'approvisionnement. Il y a beaucoup de choses à suivre, surtout si vous êtes l'intermédiaire. Et si les programmes de rabais ont tendance à adopter une approche plus standardisée - l'argent est remboursé à un taux unique à tous les participants - les facteurs qui permettent aux clients d'obtenir leur rabais doivent être contrôlés et documentés.


La vie sans logiciel

La gestion manuelle de tout cela peut s'avérer extrêmement fastidieuse. Les feuilles de calcul Excel sont souvent utilisées comme bases de données de fortune, pour suivre les ventes par produit et par chiffre d'affaires ; les calculs des montants dus au titre des rétrocessions et des remises reposent sur des formules saisies à la main qui font référence à des milliers de cellules dans les colonnes et les lignes.

Pour les remises, les données de la feuille de calcul doivent être rapprochées des conditions du programme ou du contrat. Cette méthode est propice aux erreurs, mais elle reste préférable à ce que font de nombreux distributeurs, à savoir ne rien suivre et se contenter de ce que le client leur rapporte.

Ces scénarios présentent des défauts évidents et il n'est pas nécessaire de faire preuve de beaucoup d'imagination pour comprendre comment ils peuvent entraîner des pertes de revenus. Dans le cas des remises agissant comme des incitations, le coup porté aux distributeurs peut être double lorsqu'ils prennent des décisions d'achat sur la base des recettes attendues des remises. Ils ont peut-être un budget pour acheter 1 000 caisses de gadgets, mais un programme de rabais signifie qu'ils réduiront leurs coûts globaux et augmenteront leurs bénéfices en vendant 1 500 caisses - ils achètent donc davantage sur la base de cette attente. Le suivi des ventes devient alors encore plus difficile, car le coût d'achat initial n'est pas modifié. L'absence de suivi précis des ventes et de demande de ristournes signifie qu'un distributeur a dépensé plus d'argent au départ pour perdre des revenus après la vente.

Tout cela équivaut à une version numérique d'une approche papier de la tenue des dossiers, où les données que vous suivez ne sont pas intégrées à votre infrastructure opérationnelle. Les calculs que vous effectuez dans Excel ne seront pas exportés vers le document EDI que vous devrez soumettre pour demander des rétrocessions et des remises. Un système de gestion des revenus pourrait peut-être automatiser le processus, mais s'intègre-t-il à votre logiciel ERP ? Est-il adapté aux besoins spécifiques (opérationnels et réglementaires) de l'industrie pharmaceutique ? Si vous ne disposez pas déjà d'une telle plateforme, le coût en vaut-il la peine pour un objectif aussi singulier ?


Reprenez vos rétrocessions

Une solution de gestion de la chaîne d'approvisionnement telle qu'Iptor comprend les outils nécessaires pour auditer, établir des rapports et, surtout, collecter les demandes de rétrofacturation et de rabais. Des options de configuration approfondies vous permettent de préciser les termes des contrats dans le système et d'automatiser le processus de validation. Tout étant configuré à l'avance, le logiciel peut calculer les remises et les rétrocessions au moment de la création d'une commande et les signaler à tout moment. Avec une vue organisée de toutes les données nécessaires pour soumettre les réclamations, la solution de gestion de la chaîne d'approvisionnement d'Iptor facilite la soumission via le formulaire EDI 844 standard de l'industrie pharmaceutique et est capable de recevoir le formulaire 849 entrant confirmant les ajustements ou poursuivant les négociations.

La gestion inefficace des rétrocessions et des remises représente une grande partie des 15 milliards de dollars que l'industrie pharmaceutique perd chaque année. Il s'agit d'un problème qui touche l'ensemble de l'industrie : le problème ne se limite pas à la perte de revenus. Il y a aussi la question du temps et des ressources perdus à essayer de tout gérer manuellement et de l'argent inutilement dépensé lorsque de mauvaises décisions d'achat sont prises dans le but d'obtenir ces remises et ces rabais. La bonne nouvelle, c'est qu'il est tout à fait possible d'éviter ce problème et que la solution est aussi simple que de choisir le bon logiciel.

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