Het woord "lekkage" wordt nooit gebruikt om iets goeds te beschrijven. Voor elk bedrijf is het probleem van inkomstenlekkage dubbel onaangenaam, zowel voor wat het betekent voor de top als voor de bottom line. Geschat wordt dat farmaceutische bedrijven ruwweg 15 miljard dollar per jaar. door deze lekkage Er zijn vele bronnen van deze lekkage, en twee van de grootste zijn chargebacks en kortingen. Een groot deel van het inkomstenverlies is echter volledig te vermijden.
Een snelle opfrissing
Chargebacks zijn betalingen van verkoper aan koper. Door het zeer dynamische karakter van de gezondheidszorg, en meer bepaald van de farmaceutische prijzen, zijn terugboekingen alomtegenwoordig. Deze betalingen zijn in feite kortingen op producten, uitbetaald na de verkoop. Kortingen zijn vergelijkbaar - het zijn betalingen aan de koper na de verkoop - maar worden meestal aangeboden als prestatieprikkels. Als een distributeur bijvoorbeeld een bepaald omzetcijfer bereikt, verdient hij een bepaald percentage van die verkoop terug van de fabrikant.
In beide gevallen - kortingen en rabatten - is een zekere administratieve inspanning vereist om de nauwkeurigheid te waarborgen. Distributeurs bieden niet aan elke klant dezelfde kortingen of terugbetalingen aan: daarover wordt vooraf onderhandeld en soms handelen die klanten rechtstreeks met de fabrikant om tot een definitieve prijs te komen.
Ondertussen worden terugboekingen ook uitgebreid van de fabrikant naar de distributeurs, los van wat hun klanten verderop in de toeleveringsketen wordt aangeboden. Er is veel om bij te houden, vooral als u de tussenpersoon bent. En hoewel kortingsprogramma's een meer gestandaardiseerde aanpak hebben - geld wordt tegen één tarief terugbetaald aan alle deelnemers - moeten de factoren die klanten hun korting opleveren worden gecontroleerd en gedocumenteerd.
Leven zonder software
Dit alles handmatig beheren kan uiterst omslachtig zijn. Excel-spreadsheets worden vaak gebruikt als geïmproviseerde databases, waarin de verkoop per product en omzet wordt bijgehouden; berekeningen van hoeveel geld er verschuldigd is aan terugboekingen en kortingen berusten op met de hand getypte formules die verwijzen naar duizenden cellen in kolommen en rijen.
Voor kortingen moeten de gegevens in de spreadsheet in overeenstemming worden gebracht met de voorwaarden van het programma of contract. Het is een foutgevoelige methode, maar nog altijd beter dan wat veel distributeurs doen, namelijk niets bijhouden en gewoon vertrouwen op wat de klant hun meldt.
Deze scenario's vertonen duidelijke gebreken, en er is niet veel fantasie voor nodig om te zien hoe ze kunnen leiden tot inkomstenverlies. In het geval van kortingen als stimulans kan de klap voor distributeurs tweeledig zijn wanneer zij aankoopbeslissingen nemen op basis van verwachte kortingen. Misschien hebben zij een budget om 1.000 dozen widgets te kopen, maar een kortingsprogramma betekent dat zij uiteindelijk hun totale kosten zullen verlagen en hun winst zullen verhogen wanneer zij 1.500 dozen widgets verkopen - dus kopen zij meer op basis van deze verwachting. Het bijhouden van de verkoop wordt hier nog lastiger, want er is geen verandering in de inkoopkosten vooraf. Als de verkoop niet nauwkeurig wordt bijgehouden en de kortingen niet worden geclaimd, betekent dit dat een distributeur vooraf meer geld heeft uitgegeven om na de verkoop inkomsten te verliezen.
Dit alles komt neer op een digitale versie van een papieren administratie, waarbij de gegevens die u bijhoudt niet geïntegreerd zijn in uw operationele infrastructuur. De berekeningen die u in Excel maakt, worden niet geëxporteerd naar het EDI-document dat u moet indienen om terugvorderingen en kortingen te claimen. Misschien kan een Revenue Management System het proces automatiseren, maar integreert het met uw ERP-software? Is het afgestemd op de specifieke behoeften (zowel operationele als regelgevende) van de farmaceutische industrie? Als u nog niet met een dergelijk platform werkt, is het dan de kosten waard voor zo'n enkel doel?
Neem uw terugboekingen terug
Een supply chain management oplossing zoals Iptor bevat de tools die nodig zijn voor het controleren, rapporteren en - het belangrijkste - innen van chargeback en rebate claims. Met diepgaande configuratie opties kunt u de voorwaarden van contracten binnen het systeem vastleggen en het validatieproces automatiseren. Als alles van tevoren is geconfigureerd, kan de software kortingen en terugboekingen berekenen op het moment dat een verkooporder wordt aangemaakt en kunnen deze op elk moment worden gerapporteerd. Met een georganiseerd overzicht van alle gegevens die nodig zijn om claims in te dienen, vergemakkelijkt Iptor's supply chain management oplossing de indiening via het standaard EDI 844 formulier van de farmaceutische industrie en is in staat om het inkomende 849 formulier te ontvangen ter bevestiging van de aanpassingen of verdere onderhandelingen.
Het inefficiënte beheer van terugvorderingen en kortingen maakt een groot deel uit van de 15 miljard dollar die de farmaceutische industrie jaarlijks misloopt. Het is een industriebreed probleem: het probleem stopt niet alleen bij de verloren inkomsten. Er is ook de kwestie van verspilde tijd en middelen om alles handmatig te beheren en het onnodige geld dat wordt uitgegeven wanneer slechte aankoopbeslissingen worden genomen in het streven naar deze kortingen en rabatten. Het goede nieuws is dat het volledig te voorkomen is en dat de oplossing zo eenvoudig is als het kiezen van de juiste software.
