PRIVACYBELEID VOOR SOLLICITANTEN BIJ IPTOR
Dit document beschrijft de omvang, het doel en het gebruik van uw persoonlijke gegevens die worden verzameld als onderdeel van het sollicitatiebeheer en de aanwervingsprocedure bij Iptor.
GEGEVENSBEHEERDER
Iptor Supply Chain Systems AB
Hemvärnsgatan 11
SE 17126 Solna
Zweden
OMVANG EN DOEL VAN HET VERZAMELEN EN VERWERKEN VAN GEGEVENS
- De Persoonlijke Informatie die u hebt verstrekt in de sollicitatie, cv of andere bijgevoegde documenten wordt verwerkt. U dient ons alleen informatie te verstrekken die relevant is voor uw sollicitatie en de specifieke functieomschrijving in de vacature.
- Als u hebt gesolliciteerd op een advertentie via welk kanaal dan ook, verwerkt HR-personeel uw gegevens als onderdeel van het wervingsproces (bijv. contactgegevens, sollicitatiedocumenten, notities in het kader van sollicitatiegesprekken) voor zover dit noodzakelijk is in het besluitvormingsproces van aanwerving.
- Het doel van het verzamelen van persoonsgegevens is om kandidaten die geïnteresseerd en gekwalificeerd zijn voor de specifieke functie (en eventueel toekomstige relevante beschikbare functies) te kunnen beoordelen en contact met hen op te nemen, en om te kunnen beslissen over het aangaan van een arbeidsverhouding.
- Als uw sollicitatie succesvol is, worden de door u verstrekte gegevens verwerkt in onze systemen voor gegevensverwerking met het oog op de uitvoering van de arbeidsverhouding.
OVER PERSOONSGEGEVENS
De verwerking van ontvangen sollicitaties vindt plaats in het kader van de EU GDPR vanaf 25 mei 2018 en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming met als doel kandidaten te kwalificeren voor openstaande functies en een arbeidsrelatie tot stand te brengen.
Door dit beleid te lezen, stemt u ermee in dat HR-medewerkers, talentacquisitiespecialisten, aanwervingsmanagers en managers van Iptor uw persoonlijke gegevens mogen delen en verwerken binnen de bredere Iptor Supply Chain Systems AB groep, bestaande uit Iptor, TimberTec GmbH en SRS Group GmbH, in het kader van het aanwervingsproces binnen de groep.
SPECIALE CATEGORIE VAN PERSOONSGEGEVENS
Je mag ons geen gevoelige gegevens sturen over bijvoorbeeld religie, ras, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of gezondheid.
Dit soort informatie mogen we niet verwerken en als we dergelijke gegevens ontdekken in je sollicitatie, verwijderen we je sollicitatie onmiddellijk uit het lopende wervingsproces.
WAAR WORDEN UW GEGEVENS OPGESLAGEN?
Als verantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens, worden de gegevens opgeslagen op systemen die worden beheerd door Iptor Supply Chain Systems AB en haar bedrijven en dochterondernemingen die gegevensverwerkers zijn. De servers zijn geplaatst in een datacenter onder controle van Iptor binnen de EU/EES. Iptor stelt hoge eisen aan de beveiliging van het beheer van de datacenters.
HET DELEN VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS
- Uitzondering op deze regel is als Iptor in het proces van aanwerving om persoonlijke referenties vraagt en u tijdens het proces toestemming heeft gegeven voor deze stap, waarbij de contactgegevens door uzelf worden verstrekt.
- In telefoongesprekken met je contactpersonen vragen we naar je vroegere werkperiode.
- Er worden geen gevoelige gegevens besproken.
BEWAARTERMIJN EN VERWIJDERING VAN GEGEVENS
We verwerken je persoonlijke gegevens in onze systemen als we een concreet zakelijk doel hebben.
Als we niet in staat zijn om u een baan aan te bieden, een baan af te wijzen of uw sollicitatie in te trekken, behouden we ons het recht voor om de gegevens die u op basis van onze legitieme belangen hebt doorgegeven tot 3 maanden na afloop van de specifieke wervingsprocedure op te slaan.
De opslag dient als bewijs in geval van een juridisch geschil. Als blijkt dat de gegevens na het verstrijken van de termijn van 3 maanden nog nodig zijn (bijv. voor een aanhangig rechtsgeschil), worden ze pas gewist wanneer het doel voor verdere opslag niet meer van toepassing is.
3 maanden na afloop van de wervingsprocedure voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd, worden alle gegevens en documenten die u ons hebt toegezonden, zoals CV, sollicitatiedocumenten, aanbevelingen enz. gewist en de fysieke documenten vernietigd.
Als u wilt dat uw gegevens worden gewist voordat de bewaartermijn is verstreken, hoeft u alleen maar contact met ons op te nemen via [email protected].
AANVRAGER POOL
Na de bewaarperiode van de gegevens en met uw uitdrukkelijke toestemming, kunnen uw gegevens voor een periode van maximaal 12 maanden worden opgeslagen in onze kandidatenpool voor het geval u wilt dat wij contact met u opnemen in het geval van geschikte vacatures. Er wordt dan per e-mail of telefoon contact met u opgenomen om u voor te stellen aan de beschikbare vacatures. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. De gegevens uit de kandidatenpool worden uiterlijk 12 maanden na het verlenen van de toestemming verwijderd.
TEAMTAILOR - SOLLICITANTVOLGSYSTEEM
Wij gebruiken een Applicant Tracking System om de werving van werknemers voor ons bedrijf te beheren en te vergemakkelijken. Deze dienst wordt verzorgd door Teamtailor. Als u solliciteert naar een baan via de Iptor website, wordt u doorverwezen naar Teamtailor en wordt u een gebruiker van deze dienst. U zult het Privacybeleid voor werving en selectie met behulp van de dienst moeten lezen en bevestigen en ermee instemmen dat persoonlijke gegevens worden verzameld en verwerkt.
RECHTEN
Volgens GDPR heb je het recht om in te zien welke informatie wij over jou verwerken. Als u wilt weten welke gegevens Iptor over u verwerkt in het aanwervingsproces, kunt u contact met ons opnemen via [email protected].
U hebt het recht om te vragen om uw persoonlijke gegevens die wij verwerken in een gestructureerde, actuele en machineleesbare vorm te verkrijgen en deze over te dragen aan een nieuwe gegevensbeheerder.
Als blijkt dat de informatie onjuist of misleidend is, hebt u het recht ons te vragen de gegevens te corrigeren of te wissen.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons mee te delen dat informatie over u niet langer mag worden verwerkt.Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je een e-mail sturen naar [email protected].
Als we je verzoek niet binnen een redelijke termijn kunnen behandelen, heb je de mogelijkheid om contact op te nemen met de Zweedse gegevensautoriteiten: [email protected]. U kunt in het Engels schrijven.
DOCUMENT
Bijgewerkt: Juli 2023
Iptor HR
